今月は、「電子帳簿保存法」について、東京税理士会の、原口香絵さんに教えていただきます。
電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類などの電子保存を認める法律です。そして、この電子帳簿保存法、2022年に「改正 電子帳簿保存法」が施行され、「電子取引のデータ保存」が、義務化されました。その対応の猶予期間が この年末で終了します。来年から請求書や領収書の保存のルールはどのようになるのでしょうか。
メールなど電子データでやり取りした領収書や請求書は、今までは紙に印刷したものを原本として保管できましたが、2024年1月1日以降は「取引情報を原則データ」で「電子帳簿保存法の要件にしたがって保存する」必要があります。データで保存すれば、紙で保存する必要はありません。しかし気を付けなければならないのは、これらをどんな形で受け取るかによって、電子データの保存のやり方が異なります。紙で受け取った場合には、受け取った書類をスキャナで読み取って、電子データで保存することになります。
ただしデータ化した日付や「取引年月日」「取引金額」「取引先」により検索できる検索機能など、「スキャナ保存制度」の条件を満たす方法でないと認められません。またメールやWebなどのデータで受け取った電子取引の場合には、改ざんできないようにする、などという、別の条件もあります。
従来、紙の書類でやりとりしていた請求書や領収書を紙のままではなく、データとして保存することが義務づけられた、ということですね。それでは、今までは、領収書がなくても会計処理できた「クレジットカード決済」などの経費精算については、どのようにすればよいのでしょうか。
クレジットカードで支払った際、会計の処理について、クレジットカードの利用明細をダウンロードする場合は、「電子取引」に該当します。つまり、改ざんできないようにする などの条件を満たす方法で保存する必要があります。一方、クレジットカード払いで 紙の領収書をもらい、これをもとに会計処理をおこなう場合には、「スキャナ保存制度」が適用され、領収書をスキャナで読み込み、保存する必要があります。たとえばETCやサブスクなど、これまではクレジットカードの利用明細をもとに会計処理していた場合では、その取引情報をどのように受け取るかによって、保存方法に注意が必要です。
紙の領収書の場合には、「スキャナ保存制度」。「スキャナ保存制度」では、データ化した日付や「取引年月日」「取引金額」「取引先」などで検索できる 検索機能などが必要となります。そして、「電子取引」の場合には、改ざんできないようにする などという、別の条件があります。いずれにしても資料をプリントアウトして紙で保存するということはできません。
詳しくはお近くの税理士さんにご相談ください。今月は、「電子帳簿保存法」がテーマでした。東京税理士会の、原口香絵さんに教えていただきました。
ありがとうございました。